В последние годы в электронной коммуникации все большую роль играют социальные сети и мобильные приложения. Но это касается в первую очередь личной переписки, практически вся деловая корреспонденция по-прежнему идет через электронную почту. Именно поэтому регулярная проверка почтового ящика создает у человека иллюзию, что он занят делом (хотя на самом деле он попросту убивает драгоценное время).
Разные авторы рекомендуют различные способы решения данной проблемы. Некоторые предлагают проверять электронную почту не чаще трех раз в неделю. Очевидно, это весьма радикальный способ, который подойдет далеко не всем. Расскажу о том, как лично я работаю с электронной почтой.
В свой почтовый ящик я захожу четыре-пять раз в день. Почему так часто? Не каждый день, но бывают ситуации, когда на пришедшее письмо нужно ответить как можно быстрее. Например, срочные запросы, которые так любят управленческие структуры. Все остальные письма я делю на три категории:
1. Письма, не требующие размышления. Сюда относятся, например, информация о времени и месте предстоящего собрания, благодарность за присланные материалы и так далее. Как правило, такие письма либо вообще не требуют ответа, либо ответ получается кратким и быстрым ("Спасибо", "Я буду присутствовать" и т.д.).
2. Письма, требующие размышления. Может быть, недолгого - но надо хотя бы на пять минут отключиться от всего остального и подумать. Например, присланный студентом план курсовой работы. Такие письма помечаются флажком "важное" и откладываются до утра следующего дня. День я начинаю с того, что скопом обрабатываю одно за другим все письма из этой категории, поступившие накануне.
3. Письма, требующие долгой работы. Например, заполнение таблицы педагогических поручений, над которой нужно трудиться полдня. В этом случае тоже ставится флажок "важное" и планируется отдельное время, когда я смогу заняться конкретно этой задачей.
При этом, разумеется, у меня нет никаких мгновенных оповещений о поступивших письмах. Я не помню случая, чтобы ответ на письмо не мог подождать пару часов до очередной проверки электронной почты. Если отправителю действительно нужен незамедлительный ответ, он, как правило, сообщает об этом телефонным звонком.
