navlasov (navlasov) wrote,
navlasov
navlasov

Categories:

Планирование "сверху вниз"

О необходимости планирования для жизни я уже писал здесь, а в конце декабря говорил о необходимости составления стратегического плана на год с учетом имеющихся ресурсов. Сегодня мне хотелось бы продолжить этот разговор и рассказать о том, как, на мой взгляд, нужно строить процесс планирования в целом.

Итак, Вы сформировали годовой план работы, основанный на "бюджете времени". Все Ваши проекты распределены по отдельным месяцам. Теперь нужно продолжить движение "сверху вниз": от месяцев - к неделям и дням.

Как это выглядит на практике? Начинается очередной месяц, допустим, январь. Вы берете листочек (или открываете файл) с годовым планом и смотрите, какая работа запланирована на этот месяц. Потом берете календарь и составляете план труда и отдыха в январе. В идеале это должен быть график 5/2, но идеальный вариант получается далеко не всегда. Желательно, однако, чтобы Ваш месяц состоял из "рабочих недель", между которыми - выходные. Число этих "недель" (пишу в кавычках, поскольку они не обязательно совпадают с календарными неделями), скорее всего, будет равняться четырем или пяти.

Теперь нужно распределить месячный объем работы между этими неделями. Начинаем с "фиксированной" работы - той, которая уже связана с конкретными датами. Например, в определенный день предстоит принимать экзамен, а в последних числах месяца лететь в командировку. Потом, исходя из оставшегося в рамках каждой "недели" свободного времени, распределяем "плавающую" работу. Например, в январе планируется написать научную статью. Эта работа делится на определенные стадии, каждая из которых привязывается к конкретной "неделе".

Та же самая процедура повторяется и применительно к каждой конкретной "неделе". Перед началом "недели" объем работы распределяется по дням, так, чтобы на каждый день у Вас был четкий план. Естественно, не надо пытаться составить план на каждый из 365 дней в начале года, это попросту глупо. План на год с разбивкой по месяцам составляется перед началом года, на неделю - перед началом месяца, на день - перед началом недели.

Все просто? Как бы не так! Гладко было на бумаге, да забыли про овраги. На Вашем пути Вам встретится куча неожиданностей, приятных и не очень. Начальство поручит сверхурочную работу. Откроется внезапная возможность поучаствовать в интересном проекте. И так далее, и тому подобное. Все эти неожиданности превратят Ваши планы в кучу исписанной бумаги.

Или не превратят? Зависит от того, сможете ли Вы создать эффективную петлю обратной связи в рамках планирования. Планы - это не священные тексты, они могут (и должны!) оперативно корректироваться при появлении новых обстоятельств. Допустим, на Вас свалился тот самый интересный и крайне важный для Вашей карьеры проект. Не нужно от него отказываться на том основании, что его не было в Ваших планах. Но сами планы нужно тщательно проанализировать и пересмотреть: за счет чего выделить время на проект? Что можно перенести на более поздний срок? От чего придется совсем отказаться в этом году?

В конце каждого дня, каждой "недели", каждого месяца нужно подводить итог - удалось ли выполнить намеченное. Если нет - нужно корректировать план на следующий период. Не надо тешить себя иллюзиями типа "в январе я ничего не успел, но в феврале поднатужусь и сделаю все за оба месяца!" Не поднатужитесь. А если и поднатужитесь, то такой ценой, что март снова будет провальным. Обратная связь между различными уровнями для того и существует, чтобы не допускать постоянного стресса и помочь Вам реалистично оценивать свои возможности.

Ежедневное планирование, ежедневные итоги - все это выглядит на первый взгляд очень громоздко. На самом деле, на это нужно минут десять в день (и чуть больше перед началом более крупных периодов). Польза же поистине огромна. Планирование "сверху вниз" с механизмами обратной связи позволяет избежать широко распространенных ситуаций типа:

- "Год большой, все успею" (и в конечном счете ничего не успеваем)
- "Полежу два дня на диване, времени еще много" (четкие планы как раз показывают, что два лишних дня на диване могут обрушить план месячной работы и аукнуться в рамках всего года)
- "Ой, возьмусь еще за эту работу, я обязательно напрягусь и все сделаю" (не сделаете, ресурсы ограничены, а если не выбирать приоритеты, есть риск не успеть самое важное)

Планирование учит крайне бережно и рационально относиться к своему времени, концентрировать силы на главном и не разбрасываться на мелочи. Естественно, оно требует дисциплины - но одновременно помогает ее воспитывать. И в этом тоже его польза.
Tags: полезное
Subscribe

  • Чугунный месяц март

    Два моих самых нелюбимых месяца - это ноябрь и март. Не удивляйтесь, что я называю их именно в такой последовательности: у преподавателя новый год…

  • Королева, нацисты и я

    Хожу я себе тут на днях по супермаркету, никого не трогаю, продукты в тележку складываю. Вдруг звонит телефон. Номер незнакомый. - Алло, - говорят,…

  • Бесплатная версия школы

    Побывал вчера на родительском собрании. В первый раз в своей жизни. Ничего плохого не могу сказать - все прошло прилично и заняло всего-навсего чуть…

  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your reply will be screened

  • 0 comments